Glossare Immobilienverwaltung

Funktionen zur Verwaltung von Aufgaben, Wiedervorlagen und Terminen innerhalb des Systems.

Ein beim Personendatensatz hinterlegter Kontakt oder verantwortliche Person, die mit E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer dokumentiert ist. Es können zu einer Person beliebig viele Ansprechpartner angelegt werden.

Benutzer mit definierten Rechten und Zuständigkeiten innerhalb der Software.

Ein digital im System abgelegtes Dokument (z. B. Rechnung, Kontoauszug), das als Nachweis eines Geschäftsfalls dient und mit entsprechenden Buchungen verknüpft ist.

Auswertungen oder Listen, die aus den gespeicherten Daten generiert werden.

Modul zur Verteilung umlagefähiger Kosten auf Mieter oder Einheiten.

Funktion zur Planung, Verwaltung und Kontrolle von Budgets.

Zentrales System zur Speicherung aller Programm- und Nutzerdaten.

Werkzeug bzw. Rolle zur Erstellung und Pflege der Datenbankstruktur.

Datei (z. B. PDF, Word, PowerPoint, Excel, etc.), die im System zu Stammdaten, Vorgängen oder Objekten gespeichert werden kann und dort als Referenz oder Nachweis abrufbar ist.

Abgegrenzter Teil eines Objektes, z. B. Wohnung, Büro oder Ladenfläche.

Modul zur Erfassung und Auswertung aller buchhalterischen Vorgänge.

Verwaltete Gegenstände oder Anlagen innerhalb eines Objektes.

Inventar-Element, das Teil eines übergeordneten Systems ist.

Organisatorische Einheit mit eigenen, getrennt geführten Daten.

Ein Modul ist ein in sich abgeschlossener Funktionsbereich der Software, der bestimmte Aufgaben oder Prozesse abdeckt und bei Bedarf mit anderen Modulen zusammenarbeitet.

Immobilie oder Grundstück, das im System verwaltet wird.

„Offene-Posten-Liste“ – Übersicht über alle offenen Forderungen und Verbindlichkeiten (z. B. noch nicht ausgeglichene Rechnungen), die im Buchhaltungs- bzw. Zahlungsbereich geführt wird.

Datensatz für Mieter, Eigentümer oder Dienstleister.

Physischer Bereich innerhalb einer Einheit oder eines Objektes.

Im Softwarekontext erfasster finanzieller Beleg über Leistungen, Kosten oder Forderungen, der zur weiteren Verarbeitung (z. B. FiBu, Abrechnung) genutzt wird.

Gespeicherte Vorlage für eine Liste oder Auswertung.

Standardisiertes Verfahren für bargeldlosen Zahlungsverkehr in Europa.

Erstellung von Forderungen, z. B. für Miete oder Nebenkosten.

Grunddaten zu Personen, Objekten, Einheiten und Verträgen.

Im Bereich Objektmanagement erfasster Hinweis auf eine Störung oder einen Mangel an einer technischen Anlage oder Ausstattung, der zur Bearbeitung an einen Verantwortlichen weitergeleitet wird.

Im kaufmännischen Modul definierte Schuld oder Verpflichtung (z. B. noch ausstehende Zahlung), die gegenüber einem Lieferanten, Dienstleister oder sonstigen Gläubiger besteht.

Verwaltung von Zählern und Verbrauchsdaten für Strom, Wasser, Heizung.

Rechtliche Vereinbarung zwischen Person und Einheit, z. B. Mietvertrag.

Dokument zur Feststellung des Zustands einer Einheit bei Ein- oder Auszug.

Zusammenstellung aller Einnahmen und Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum.

Zeitraum, für den eine Abrechnung erstellt wird (z. B. Kalenderjahr).

Langfristig genutzte Werte wie Gebäude, technische Anlagen oder Ausstattung.

Kosten für Verwaltung, Instandhaltung, Betrieb und Nutzung einer Immobilie.

Laufende, umlagefähige Kosten wie Wasser, Heizung, Müll oder Hausreinigung.

Erfassung eines finanziellen Vorgangs in der Buchhaltung.

Gemeinschaft aller Wohnungseigentümer eines Gebäudes oder einer Anlage.

Datum, ab dem ein Mieter eine Einheit nutzt.

Zeitpunkt, zu dem eine Zahlung geleistet werden muss.

Anspruch auf Zahlung, z. B. Miete oder Nachzahlung.

Monatliche Vorauszahlung eines Eigentümers für gemeinschaftliche Kosten.

Maßnahmen zur Erhaltung des funktionsfähigen Zustands eines Gebäudes.

Beseitigung von Schäden oder Mängeln an Gebäude oder Anlagen.

Sicherheitsleistung des Mieters für mögliche Schäden oder Forderungen.

Organisatorische Einheit zur Zuordnung von Kosten.

Verfahren zur Erinnerung an ausstehende Zahlungen.

Arbeitskosten für haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen, die nach §35a EStG steuerlich begünstigt sind. In der Immobilienverwaltung werden diese Kosten oft gesondert ausgewiesen, damit Mieter oder Eigentümer sie in ihrer Steuererklärung geltend machen können (z. B. Reinigung, Gartenpflege, Hausmeisterleistungen – nur der Arbeitsanteil, nicht Material).

Änderung der Miethöhe nach gesetzlichen oder vertraglichen Regeln.

Startdatum eines Mietverhältnisses.

Enddatum eines Mietverhältnisses.

Übersicht aller Zahlungen, Forderungen und Salden eines Mieters.

Offener Betrag, den ein Mieter noch schuldet.

Zusatzkosten zur Miete, meist als Vorauszahlung mit späterer Abrechnung.

Miete ohne Nebenkosten.

Fläche, die tatsächlich genutzt werden kann.

Gesparte Gelder für zukünftige Reparaturen oder Maßnahmen.

Differenz zwischen Soll und Haben eines Kontos.

Übergabe der Wohnungsschlüssel bei Ein- oder Auszug.

Vorgesehener oder geschuldeter Betrag.

Dokumentation des Zustands bei Wohnungsübergabe.

Verteilung von Kosten auf mehrere Parteien.

Umlagefähig: Kosten, die laut Betriebskostenverordnung (BetrKV) auf Mieter umgelegt werden dürfen, z. B. Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Grundsteuer oder Hausreinigung.

Nicht umlagefähig: Kosten, die nicht auf Mieter umgelegt werden dürfen und vom Eigentümer zu tragen sind, z. B. Verwaltungskosten, Instandhaltungs- und Reparaturkosten, Bankgebühren oder Abschreibungen.

Regel, nach der Kosten auf Mieter oder Eigentümer verteilt werden (z. B. nach m², Personen, Einheiten).

Schuld oder Zahlungsverpflichtung.

Vertrag zwischen Eigentümergemeinschaft und Hausverwaltung.

Im Voraus gezahlter Betrag, z. B. für Nebenkosten.

Vertrag zwischen Eigentümer/Verwalter und einem Dienstleister über die regelmäßige Wartung technischer Anlagen (z. B. Heizung, Aufzug, Rauchmelder). Er legt Umfang, Intervalle, Kosten und Zuständigkeiten fest und dient der Sicherstellung von Betriebssicherheit und Werterhalt.

Fläche, die nach gesetzlichen Regeln als Wohnraum zählt.

Eingegangene Zahlung eines Mieters oder Eigentümers.

Geleistete Zahlung, z. B. an Dienstleister oder Versorger.