Personen

Daten wie Anschrift, Telefonnummer, Kontoverbindung sowie alle
weiteren benötigten Stammdaten zur Person können erfasst werden.
Durch individuell hinterlegbare Eigenschaften kann eine Person
gleich beim Anlegen einer gewünschten Personengruppe zugeordnet
werden. Diese Gruppen können über die verfügbaren
Filtermöglichkeiten professionell und einfach ausgewertet werden

Objekte

Die Bezeichnung „Objekt“ ist ein abstrakter Begriff. Ein Objekt
kann ein großes Grundstück sein, das gepachtet und an einzelne
Pächter weiterverpachtet wird, oder aber auch ein
Mehrfamilienhaus, dessen Wohnungen vermietet sind. In der
Objektverwaltung werden Gebäude und Grundstücke aller Art erfasst
und verwaltet. Dabei werden jegliche Stammdaten wie Fläche,
Baujahr, Lage, Nutzungsart, Grundbuchdaten u.v.m. angegeben.

Einheiten

Als Einheiten können unter anderem Wohnungen, Gewerbeeinheiten,
Stellplätze oder sonstige Teilflächen angelegt und verwaltet
werden. Eine Einheit wird gezielt in Zusammenhang mit einem Objekt
angelegt. Zur Einheit erfasst werden alle wichtigen Stammdaten wie
Fläche, Geschoss, Zimmer, Ausstattungsmerkmale sowie Bilder und
Grundrisspläne.

Räume

Räume können zu einer Einheit oder einem Objekt erfasst werden.
Dies ist unter anderem wichtig für die Inventarverwaltung, da hier
ein Inventar einem Raum zugeordnet werden kann. Zum Raum
hinterlegt werden Fläche, Stockwerk, Nutzungsart,
Ausstattungsmerkmale oder Bilder.

Bilder

Einzelne Bilder oder vollständige Verzeichnisse können in Capitol
eingelesen und mit Objekten, Einheiten und Bezugspunkten verknüpft
werden. Es entfällt das Suchen der Bilder auf einem Fileserver.
Alle Bilder können per E-Mail versandt oder beispielsweise in
Dokumente wie einem Exposé integriert werden.

Über das integrierte Dokumentenmanagement in Capitol können
einfach und übersichtlich alle Schriftstücke verwaltet werden.
Neben Standardfunktionen wie dem Anlegen eines Dokuments oder der
gezielten Suche nach bestimmten Dokumenten können zusätzlich zu
jedem Dokument Verknüpfungen zu Personen , Objekten, Einheiten,
Projekten und vieles mehr angelegt werden. Eine entsprechende
Suche oder Selektion ist danach jederzeit möglich. Ebenfalls
können beliebig viele Vorlagen/Musterbriefe in Capitol definiert
werden, welche per Serienbrief und Serien- E-Mail versendet werden
können

Die Terminverwaltung in Capitol bietet die Möglichkeit, jegliche
Termine mit Prioritätsstufen zu hinterlegen und zu verwalten.
Durch Erinnerungsfunktionen werden Sie automatisch über anstehende
Termine per E-Mail informiert. Aus einem Termin können
Aktivitäten/Aufgaben für sich oder für andere Mitarbeiter
generiert werden. Termine können mit Personen, Objekten und
Einheiten verknüpft werden. Alle Termine können aus Outlook
importiert und von Capitol nach Outlook exportiert werden.

Die Aufgabenverwaltung in Capitol bietet die Möglichkeit, jegliche
Aktivitäten mit Prioritätsstufen zu hinterlegen und zu verwalten.
Durch Erinnerungsfunktionen werden Sie automatisch über anstehende
Aufgaben informiert. Aktivitäten können mit Personen, Objekten und
Einheiten verknüpft werden. Alle Aktivitäten können aus Outlook
importiert und von Capitol nach Outlook exportiert werden.

In der Kautionsverwaltung können Sie zum Vertrag Kautionen
hinterlegen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, die
Kautionszahlungen über die Sollstellung als Forderungsbuchung zu
generieren. Teil- und Restzahlungen können eingebucht werden. Der
verzinste Kautionsbetrag kann über die integrierte
Kautionsberechnung berechnet werden. Die Rückzahlung kann
ebenfalls über die Sollstellung gebucht werden.

Ausgangsrechnungen können in Verbindung mit Artikeln manuell
erfasst werden. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, Rechnungen aus
einer Sollstellung zu generieren. Beispielsweise ist es möglich,
aus einer Sollstellung aus der Betriebskostenabrechnung die
Rechnungen/Gutschriften für Nachzahlungen oder Guthaben
automatisch zu generieren. Vorteil hierbei ist die automatische
Vergabe der Rechnungsnummern nach den individuell in den
Einstellungen hinterlegten Rechnungsnummernvorgaben

Verbindlichkeiten (Eingangsrechnungen) können in Capitol verwaltet
und gebucht werden. Dabei haben Sie die Möglichkeit, die
Verbindlichkeit manuell zu erfassen oder sie direkt aus einem PDF
zu generieren. Bei der Verarbeitung unterstützt Sie Capitol über
die integrierte OCR-Erkennung – so generiert das Programm bei
PDF-Dateien die notwendigen Daten automatisch und trägt sie ein.
Der Originalbeleg wird automatisch als PDF bei der Verbindlichkeit
angelegt und somit gleich bei der Anlege archiviert.

Die Capitol-Finanzbuchhaltung erlaubt eine vollständige doppelte
Buchführung. Funktionen wie die Generierung von automatischen und
manuellen Sollstellungen oder automatischen Splitbuchungen stehen
Ihnen zur Verfügung. Die DATEV- Kontenrahmen SK03 und SK04 sind
vordefiniert, Sie können aber auch Ihren eigenen Kontenrahmen
importieren. Professionelle Auswertungen wie Bilanzerstellung und
die Erstellung der GuV sind möglich. Weiter stehen Ihnen bereits
Schnittstellen zu den gängigsten FiBu-Systemen zur Verfügung.

Eine wirksame Betriebskostenabrechnung erfordert die geordnete
Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des
Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils des Mieters sowie
des Abzugs der Vorauszahlungen des Mieters. Die
Betriebskostenabrechnung in Capitol berücksichtigt unter anderem
diese Punkte und gewährleistet Ihnen bei der Erstellung Ihrer
Nebenkostenabrechnung eine enorme Arbeitserleichterung. Mit der
Betriebskostenabrechnung erstellen Sie eine rechtssichere
Nebenkostenabrechnung mit nur wenigen Mausklicks. Die Korrektheit
der Abrechnungsergebnisse wurde von einem vereidigten
Wirtschaftsprüfer testiert und zertifiziert.

Sie erhalten die Heizkostenabrechnungen von einem externen
Dienstleister? Dann haben Sie die Möglichkeit, sowohl in der
Betriebskostenabrechnung als auch bei der Hausgeldabrechnung die
Heizkostenabrechnungen direkt zu importieren. automatisch sowohl
die Kosten als auch die Werte und die Heizkostenabrechnung als PDF
importieren. Ein großer Vorteil dabei: Sie können die Abrechnung
inkl. der Heizkostenabrechnung gleich an Ihren Mieter entweder per
E-Mail senden oder diese sortiert hintereinander für den
Postversand drucken.

Ob Objekt-, Nutzerdaten- oder Kostenerfassung, mit der
WEG-Abrechnung generieren Sie mit nur wenigen Mausklicks
Abrechnungen gemäß Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Diese können als
Einzelabrechnung oder Gesamtübersicht gedruckt werden. Aufgrund
der engen Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Anwendern konnten
bei der Entwicklung der Software zahlreiche Sonderfälle exakt
abgebildet werden. Zusätzlich kann dem Wohnungseigentümer auch
eine Abrechnung für dessen Mieter zur Verfügung gestellt werden,
die nur die umlagefähigen Kosten ausweist.

Die Indexmiete ist eine variable Miete für eine Wohnung oder
Gewerberaum. Der Mietpreis ist bei der Indexmiete nicht dauerhaft
auf einen festen Wert bestimmt, sondern wird, ausgehend von einer
Basismiete, nach von beiden Vertragsparteien nachvollziehbaren
Parametern verändert. Zumeist wird die Miete an den Index der
Lebenshaltungskosten gekoppelt, veröffentlicht vom Statistischen
Bundesamt

Die Projektverwaltung erlaubt es Ihnen, dass Sie Ihre
Geschäftsvorgänge und Prozesse in Capitol abbilden. Ob es sich um
die Neuvermietung nach einer Kündigung handelt oder um die Vergabe
eines Reparaturauftrags, Sie haben immer den Überblick über den
aktuellen Bearbeitungsstand und die nächsten Schritte.

Mit der Bearbeiter App können die Mitarbeiter Ihrer Hausverwaltung
alle Stammdaten und Dokumente zu Ihren Objekten auf einen Blick
einsehen und bearbeiten. Prozesse können ganz einfach vom Handy
aus gesteuert werden. Die App ist für Apple und Android Geräte
verfügbar.

Zusätzlich ist für Mitarbeiter unser Bearbeiter Portal verfügbar.
Hier kann sich der Mitarbeiter mit seinem Login das Portal
einloggen, um die Stammdaten und Dokumente zu den im zugewiesenen
Objekten einzusehen oder zu bearbeiten. Die Verwaltung erfolgt
hier einfach und schnell über den Browser.

Die Terminverwaltung in Capitol bietet die Möglichkeit, jegliche
Termine mit Prioritätsstufen zu hinterlegen und zu verwalten.
Durch Erinnerungsfunktionen werden Sie automatisch über anstehende
Termine per E-Mail informiert. Aus einem Termin können
Aktivitäten/Aufgaben für sich oder für andere Mitarbeiter
generiert werden. Termine können mit Personen, Objekten und
Einheiten verknüpft werden. Alle Termine können aus Outlook
importiert und von Capitol nach Outlook exportiert werden.

Zusätzlich ist für Eigentümer und Nutzer unser Nutzerportal
verfügbar. Hier kann sich der Eigentümer / Mieter mit seinem Login
einfach und schnell in das Portal einloggen, um die Informationen
wie Protokolle, Abrechnungen, Belege oder Schriftwechsel
personenbezogen einzusehen. Hierbei kann die Hausverwaltung
steuern, welche Personen zu welchen Daten Einsicht erhalten